Plattformleitfaden · Deutsch

Vom Quelldokument zu Portfolio, Buchführung und Berichten

AnyVault verbindet die operative Kette, die Family Offices und Investment-Holdinggesellschaften üblicherweise über mehrere Tabellen hinweg nachbilden: Quelldateien, geprüfte Transaktionen, Nachweise, Positionen, Journalbuchungen, Abschlusskontrollen und Portfolioberichte.

Eigene Struktur abbilden Mit Importen beginnen

01ImportierenLaden Sie einen Kontoauszug hoch.

02ExtrahierenKI extrahiert und validiert Daten und prüft bestehende Transaktionen auf Duplikate.

03Prüfen und freigebenGeben Sie Extraktion, Kategorie, Nachweise, Transaktionsverknüpfungen und Journalbuchungen frei.

04Portfolio und BerichtePositionen, Buchführung und Berichte stehen auf Grundlage derselben geprüften Daten bereit.

01Kontoauszüge in unterschiedlichen Formaten importieren

Alle Abschnitte

Alle Beispiele auf dieser Seite sind fiktiv und dienen ausschließlich der Veranschaulichung. Es handelt sich weder um Kundendaten noch um Anlageberatung oder das Versprechen, dass jeder Arbeitsablauf vollständig automatisiert ist.

01 · Flexibler Import von Kontoauszügen

Kontoauszüge in unterschiedlichen Formaten importieren

Ein Kontoauszug wird nicht auf einen unerklärten Saldo reduziert. AnyVault speichert die hochgeladene Datei, die extrahierte Quellzeile und normalisierte Transaktionsfelder, sodass der Bearbeiter nachvollziehen kann, wie das System die Daten interpretiert hat.

EingabeformateStrukturierte Dateien + Dokumente

KI-DatenintegritätExtraktion + erneute Qualitätsprüfung

DuplikatsprüfungAbgleich mit bestehenden Transaktionen

Ergebnis der FreigabeAusstehende Transaktion

Der Upload verarbeitet strukturierte Transaktionstabellen und Kontoauszugsdokumente in unterschiedlichen Layouts von Finanzinstituten. Institutsspezifische Regeln können Gebühren, Instrumente, Mengen, Währungen und weitere Felder erkennen, ohne dass jeder Anbieter dieselbe Struktur verwenden muss.

KI extrahiert und normalisiert die Transaktionszeilen. Anschließende Qualitätskontrollen kennzeichnen unvollständige oder unplausible Daten. Eine Zeile mit unzureichender Qualität kann erneut extrahiert werden, bevor sie weiterverarbeitet werden darf.

Der Duplikatschutz vergleicht extrahierte Zeilen anhand von Konto, Wertstellungsdatum und Betrag mit bestehenden Transaktionen aus anderen Auszügen. Er dient als Prüfungskontrolle und ist keine unumkehrbare Löschregel.

Was das in der Praxis bedeutet

Originaldatei und Dateiname bleiben mit dem Importstapel verknüpft.
Für jede erstellte Transaktion können die Quellzeile und die extrahierten Rohdaten erhalten bleiben.
Fremdwährungszeilen können dem entsprechenden Parallelkonto beim selben Finanzinstitut zugeordnet werden.
Als Duplikate gekennzeichnete Zeilen bleiben sichtbar, sodass der Bearbeiter sie überspringen, übernehmen oder bewusst einbeziehen kann.

02 · Ein vernetzter Datensatz

Eine Transaktion umfasst mehr als Betrag und Datum

Die Transaktionsseite führt Herkunft, Buchhaltung, Vermögenswerte und Nachweise in einer Übersicht zusammen. Dadurch lässt sich eine Transaktion Eigentümern, Buchhaltern oder Prüfern erklären, ohne mehrere Systeme durchsuchen zu müssen.

QuellkontoauszugImportierte KontobewegungenOriginaldatei und extrahierte Zeile bleiben erhalten

NachweisBelege und DokumenteManuell angehängt oder automatisch zugeordnet

ZahlungsbeziehungZugehörige GeldbewegungWährungsumtausch oder Übertrag zwischen eigenen Konten

Geprüfter DatensatzWertpapierkauf−€5,000 · Freigegebene KategorieTransaktion

PortfolioVerknüpfter VermögenswertDemo-Anleihe 4.5% · Position und Lots

BuchhaltungJournalbuchungAusgeglichen · geprüft · gebucht

QuelleImportstapel + Zeile

NachweiseDokumente + Anforderungen

VermögensbezugInstrument / Position

BuchhaltungEine oder mehrere JEs

Eine Transaktion kann mit ihrer Importzeile, einem oder mehreren Quelldokumenten, einem Instrument oder einer Position, einer weiteren Transaktion sowie einer oder mehreren Journalbuchungen verknüpft werden.

Nachweise können während der Prüfung manuell angehängt oder automatisch mit bereits für den Rechtsträger gespeicherten Dokumenten abgeglichen werden. Diese Dokumente können durch direkten Dokumenten-Upload, einen Dokumentenstapel, einen vom Eigentümer freigegebenen MCP-Upload oder einen konfigurierten Telegram-Prozess eingegangen sein.

FX-Konvertierungen und interne Überträge werden als verknüpfte Transaktionspaare dargestellt. Der abgehende Teil enthält die Buchung, während der Buchungsstatus des zugehörigen eingehenden Teils aus dieser Beziehung abgeleitet werden kann.

Unternehmenstransaktionen können Nachweisanforderungen erzeugen. Ist ein Nachweis erforderlich, verhindert eine offene Anforderung die Bestätigung, bis ein Dokument angehängt oder die Anforderung ausdrücklich aufgehoben wurde.

Was das in der Praxis bedeutet

Belegverknüpfungen verbinden Rechnungen, Verträge und andere Nachweise, unabhängig davon, ob sie manuell angehängt oder aus der Dokumentendatenbank zugeordnet wurden.
Vermögensverknüpfungen ordnen Käufe, Verkäufe, Erträge und Gebühren dem jeweiligen Instrument zu.
Zugehörige Geldbewegungen verbinden beide Seiten eines Währungsumtauschs oder Übertrags zwischen eigenen Konten.
Buchhaltungsverknüpfungen zeigen genau, welche gebuchten Journalbuchungen aus der Transaktion entstanden sind.

03 · Doppelte Buchführung als Kern

Portfolioaktivitäten und Bücher des Rechtsträgers nutzen dieselbe Nachweiskette

Bestätigte Transaktionen können anhand des Kontenplans und der Bilanzierungsrichtlinie des Rechtsträgers ausgeglichene Journalbuchungen erzeugen. Gebuchte Einträge bilden die Grundlage für Saldenliste, Hauptbuch und Periodenberichte.

BuchungsgrundlageDoppelte Buchführung

BerichtsquelleGebuchte JEs

TransaktionsstatusAusstehend / geprüft

BuchungsstatusAus JEs abgeleitet

Die Buchhaltungslogik unterscheidet Liquidität, Instrumente, realisierte und nicht realisierte Ergebnisse, Gebühren, FX-Differenzen, Steuern, Eigenkapital und kategoriespezifische Behandlungen. Eine Transaktion kann mehrere Journalbuchungen umfassen, wenn eine Anpassung erforderlich ist.

Der Autonomiegrad ist konfigurierbar. Auf niedrigeren Stufen macht die KI Vorschläge oder unterstützt; automatische Bestätigung und systemseitige Journalbuchungen erfordern höhere Einstellungen und ausdrückliche Berechtigungen. Blockierte Vorgänge oder solche mit niedriger Konfidenz werden zur Prüfung zurückgestellt.

Kontenplan und interne Bilanzierungsrichtlinie bleiben die maßgebliche Datenquelle. AnyVault ist eine auf Vermögensverwaltung spezialisierte Buchhaltungssoftware, kein System für Lohnabrechnung oder Warenwirtschaft und kein vollständiges ERP für operative Unternehmen.

Was das in der Praxis bedeutet

Saldenliste und Hauptbuch bleiben bis zum zugrunde liegenden Buchungssatz nachvollziehbar.
Quelldokumente und Transaktionsverknüpfungen liefern die Buchungsnachweise.
Die KI kann Buchhaltungsmaßnahmen vorschlagen, wesentliche Ergebnisse bleiben jedoch prüfbar.
AnyVault erhebt keinen Anspruch auf autonome steuerliche, rechtliche oder handelsrechtliche Korrektheit.

04 · Arbeitsbereich für den Periodenabschluss

Ein zentraler Abschlussbereich führt von gebuchten Daten zu Periodenberichten

Sobald das Hauptbuch bereit ist, werden Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung, Kapitalflussrechnung, Eigenkapitalveränderungsrechnung und Anhang bei Bedarf aus gebuchten Einträgen erstellt. Berechnungen und Prüfungen zum Periodenende sind im selben Arbeitsbereich gebündelt.

01OffenManueller Statuswechsel

02In PrüfungManueller Statuswechsel

03AbgeschlossenManueller Statuswechsel

04GesperrtÄnderungen blockiert

Berichte bei BedarfBS · IS · CF · SOCE · Anhang

Integritätskontrollen13 JE-Prüfungen

Unterstützung zum PeriodenendeFX · reval · accrual · VAT

Endgültige FreigabeManuelle Aktion

Die Periodenstatus folgen Offen → In Prüfung → Abgeschlossen → Gesperrt. Der Abschluss dokumentiert die Freigabe; erst die Sperrung verhindert spätere Buchungen und Änderungen innerhalb des Datumsbereichs.

Kontinuierliche Systemprüfungen ermitteln Abschlussbereitschaft und Integritätsstatus. Die Kontrollen vor dem Abschluss umfassen den Ausgleich der Saldenliste, Entwurfsbuchungen, Transaktionsverknüpfungen, Kontoauszugsabdeckung, FX-Neubewertungen und VAT-Abrechnung.

FX-Neubewertung, Instrumentenneubewertung und Abgrenzungen, VAT-Abrechnung sowie die Saldierung von Steuerkonten können gesammelt als Vorschläge oder Entwurfsbuchungen berechnet werden. Ein verantwortlicher Benutzer prüft und bucht sie weiterhin, bevor die Berichte final sind.

Was das in der Praxis bedeutet

Transaktionen bestätigen und routinemäßige Journalbuchungen buchen.
Die FX-Neubewertung für jedes Fremdwährungskonto und den jeweiligen Fälligkeitsmonat prüfen und buchen.
Instrumentenneubewertung, aufgelaufene Erträge, Abschreibungen und Steuervorschläge prüfen.
Die Bankabdeckung bestätigen und Integritätsausnahmen beheben oder formell akzeptieren.
Periodenberichte im selben Arbeitsbereich öffnen und prüfen, anschließend die Periode abschließen und sperren, sobald keine Änderungen mehr zulässig sein sollen.
Soweit unterstützt, Einreichungsunterlagen erzeugen; die externe Einreichung erfolgt außerhalb der Anwendung.

05 · Dreizehn Anlageklassen

Jeder Vermögenswert verfügt über eine eigene Bewertungs- und Cashflow-Logik

AnyVault modelliert Instrumente, anstatt jede Anlage als allgemeine Position zu behandeln. Typ, Bewertungsmethode, Lots, Dokumente, Preise, Eigentumsverhältnisse und Cashflow-Einstellungen bestimmen die Darstellung der Position in Buchhaltung und Berichten.

Instrumententypen13

Lot-MethodeFIFO

Bewertungsmethoden6

Kennzeichnung veralteter Preise>5 Tage

Positionen verwenden FIFO-Lots für Anschaffungskosten und realisierte Ergebnisse. Außerbilanzielle Instrumente können sichtbar bleiben, ohne in den regulären Gesamtwert der Positionen einbezogen zu werden.

Die Standardbewertungsmethode kann je Instrument überschrieben werden. Methoden mit Live-Preisen oder manuellen Werten verwenden den letzten Bewertungspunkt am oder vor dem Berichtsstichtag. Fehlt ein solcher Wert, kann das System auf die Anschaffungskosten zurückgreifen und das Ergebnis entsprechend kennzeichnen.

Strukturierte Produkte, Darlehen, Private Equity und Immobilien können Dokumente und Metadaten enthalten, die sich wesentlich von denen börsennotierter Wertpapiere unterscheiden.

Was das in der Praxis bedeutet

Benutzerdefinierte Preis-URLs können über eine eigene Extraktionsvorlage ausgelesen werden.
Konfigurierte Anbieter und typspezifische Standards bestimmen die Reihenfolge der Preisquellen.
Ein fehlender oder veralteter Marktpreis bleibt als Datenqualitätsmerkmal sichtbar.
Eine manuelle Bewertung ist möglich, wenn keine automatisierte Quelle verfügbar ist oder die Bilanzierungsrichtlinie eine andere Grundlage verlangt.

AktienLive-Preis

AnleihenLive-Preis

FondsLive-Preis

DarlehenAusstehender Kapitalbetrag

ImmobilienFortgeführte Anschaffungskosten

KryptoanlagenLive-Preis oder Anschaffungskosten, gemäß Richtlinie

Strukturierte ProdukteStandardmäßig manuell

RohstoffeLive-Preis, sofern unterstützt

Private EquityStandardmäßig zu Anschaffungskosten

FestgelderAusstehender Kapitalbetrag

OptionenStandardmäßig zu Anschaffungskosten

FX-DerivateBeizulegender Zeitwert des Vertrags

SonstigeStandardmäßig zu Anschaffungskosten

06 · Erwartete Erträge und Fälligkeiten

Cashflows stammen aus Plänen, Regeln oder Marktdaten – nicht aus einer pauschalen Prognose

Unterschiedliche Instrumente erfordern unterschiedliche Projektionsmethoden. AnyVault trennt dokumentenbasierte Pläne, regelbasierte Projektionen, beobachtete Zahlungen und marktbasierte Dividendenschätzungen.

Dokumentenbasiert

KI schlägt auf Grundlage ausgewählter Belege Pläne für Kupons, Tilgung und Zinsen vor.

Regelbasiert

Fälligkeitspläne für Festgelder und Darlehen verwenden konfigurierte Daten, Zinssätze und Intervalle.

Marktdatenprojektion

Beobachtete Dividenden und vorsichtig ermittelte Prognosen bleiben eindeutig als Projektionen gekennzeichnet.

PlanquellenDokument / Regel / manuell

StatusErwartet bis überfällig

FestgelderRegelbasierte Fälligkeit

DividendenBeobachtet / projiziert

Für Anleihen, Darlehen und strukturierte Produkte, die als Cashflow-Instrumente gekennzeichnet sind, kann ein Bearbeiter die KI-Generierung auf ausgewählte Belege anwenden. Der daraus entstehende Plan für Kupons, Tilgung und Zinsen bleibt prüfbar.

Festgelder können den Kapitalbetrag bei Fälligkeit und ACT/360-Zinsen anhand der Lot-Metadaten projizieren. Für Darlehen lassen sich künftige erwartete Ereignisse anhand einer konfigurierten Cashflow-Regel neu projizieren.

Aktiendividenden können als beobachtete Marktdatenereignisse oder eindeutig gekennzeichnete Prognosen dargestellt werden.

Was das in der Praxis bedeutet

Erwartete Ereignisse können tatsächlichen Transaktionen zugeordnet werden.
Der Status kann bei Eingang von Nachweisen zu eingegangen, teilweise eingegangen oder überfällig wechseln.
Künftige Dividenden werden, soweit die Datenlage dies zulässt, nach Abzug der konfigurierten Quellensteuer geschätzt.
Der Detailbericht weist Kupons, Tilgung, Darlehensrückzahlungen, Dividenden und Ausschüttungen getrennt aus.

07 · Portfolioberichte

Der Detailbericht erläutert das Gesamtportfolio und jede Verwahrstelle

Der Bericht beginnt mit der Gesamtsicht des Rechtsträgers und stellt anschließend ausgewählte Finanzinstitute, den konsolidierten Broker-Umfang sowie private oder nicht über Broker gehaltene Anlagen getrennt dar. Portfolioanalysen und Buchhaltungskontext beruhen auf denselben zugrunde liegenden Daten.

Nettovermögen€2.45mLiquidität€310kPrognostizierte Erträge€41k

Beispielhafte Allokation · 58% Aktien · 32% Anleihen · 10% Liquidität

HauptansichtenGesamt / Broker / privat

Allokationsperspektiven5

ProjektionsjahreAktuell + nächstes

ExportePDF und Excel

Jeder Abschnitt kann Wert, Anschaffungskosten, Gewinn und Verlust, Liquidität und gesamtes Nettovermögen zusammen mit der Allokation nach Anlageart, Währung, Risiko, Instrumententyp und Liquidität darstellen.

Ertrags- und Prognosebereiche weisen aufgelaufene Zinserträge, Dividenden, Kupons, Tilgung, Darlehensrückzahlungen und Fondsausschüttungen getrennt aus. Wiederkehrende Aufwendungen können nach Finanzinstitut oder privatem Bereich gruppiert werden.

Anhänge bieten detailliertere Angaben zu Aktien, Anleihen, strukturierten Produkten und Private Equity. Der Bericht kann als PDF sowie als Excel-Datei mit verknüpften Formeln, Analysen und nativen Diagrammen exportiert werden.

Was das in der Praxis bedeutet

Die Gesamtsicht umfasst private Anlagen, Steuerguthaben und außerbilanzielle Informationen.
Broker-Abschnitte sind auf das ausgewählte Finanzinstitut oder die jeweilige Kontengruppe begrenzt.
Der private Abschnitt enthält Konten außerhalb von Brokern und als privat gekennzeichnete Instrumente.
Excel enthält eine Registerkarte „Analysen“ für Konzentrationen, Überschneidungen und schwächere Wertentwicklungen.

Über den Kernprozess hinaus

Weitere Möglichkeiten, das Portfolio zu verstehen und zu steuern

Diese Funktionen ergänzen die Kette vom Kontoauszug bis zum Bericht um Planung, Szenarien, Kontrollen und historische Analysen.

Zielertragsrechner

Ausgehend von einem gewünschten jährlichen Ertragsziel mit Portfoliowerten und konfigurierten Renditeannahmen rückwärts rechnen.

Stresstests

Szenario-Schocks auf Portfoliosegmente anwenden und ihre geschätzte Auswirkung auf Wert und Allokation untersuchen.

Projektion der künftigen Wertentwicklung

Portfolio- und Ertragsszenarien für künftige Jahre anhand konfigurierter Annahmen, Pläne und erwarteter Cashflows untersuchen.

Konfigurierbare KI-Automatisierung

Festlegen, in welchem Umfang die KI Vorschläge machen, unterstützen, bestätigen oder buchen darf – mit Prüfwarteschlangen, Kontrollmechanismen und globaler Pause.

Außerbilanzielle Vermögenswerte und Verbindlichkeiten

Garantien, Verpflichtungen und weitere außerbilanzielle Positionen neben der regulären Nettovermögensrechnung verfolgen.

Wertentwicklung analysieren

Die Wertentwicklung für einen ausgewählten Zeitraum und Umfang mit Kontext zu Finanzinstituten, Vermögenswerten, Cashflows und Bewertungen untersuchen.

Individueller Kontenplan

Kontenhierarchie und Zuordnungen an den Rechtsträger, den Rechnungslegungsrahmen und die interne Berichtsrichtlinie anpassen.

Beliebiger Stichtag

Portfoliopositionen, Lots, Liquidität und Bewertungen zu einem ausgewählten historischen Berichtsstichtag rekonstruieren.

Grenzen und Kontrollen

Häufige Fragen von Kunden

Bucht AnyVault automatisch alle Vorgänge?

Nein. Die Automatisierung richtet sich nach der konfigurierten Autonomiestufe und den Berechtigungen. Vorgänge mit niedriger Konfidenz, blockierte Vorgänge oder solche mit sensiblen Nachweisanforderungen bleiben prüfbar.

Kann AnyVault Belege automatisch finden?

Ja. Nachweise können während der Prüfung angehängt oder mit bereits für den Rechtsträger gespeicherten Dokumenten abgeglichen werden. Die endgültige Verknüpfung bleibt unter der Kontrolle des Bearbeiters.

Kann unser Team die Kontrolle über Freigaben behalten?

Ja. Der Autonomiegrad lässt sich je Rechtsträger und Arbeitsablauf konfigurieren. Vorgänge mit niedriger Konfidenz, blockierte Vorgänge oder solche mit sensiblen Nachweisanforderungen bleiben im Prüfprozess.

Kann AnyVault ausschließlich als Software oder als Managed Service genutzt werden?

Ja. Ein Kundenteam kann seine eigene Instanz betreiben, oder der AnyVault-Betreiber übernimmt im Rahmen der vereinbarten Zuständigkeiten wiederkehrende Importe, Prüfungen, Abstimmungen und Abschlussarbeiten.

Kann ein externer KI-Assistent mit AnyVault-Daten arbeiten?

Ja. Ein vom Eigentümer kontrollierter MCP-Zugang kann unterstützten KI-Clients auf den jeweiligen Rechtsträger begrenzte Tools bereitstellen – mit Berechtigungen und Audit-Protokollierung.

Den tatsächlichen Prozess erfassen

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